Optimer din konference
Konferencer kan være en rigtig god måde at få sit budskab ud på. Det kan ligeledes være en god måde at netværke og at udvikle sine kompetencer. Det er derfor vigtigt at konferencen holdes i et godt miljø, der indeholder den rette belysning, servicering og ligeledes lyd. Du vil herunder få nogle tricks til hvordan du kan fange dine deltageres opmærksomhed og få mest muligt ud af din konference.
Lyden er vigtigere end man tror
Du har sikkert selv prøvet det før, man sidder til en konference og lyden er så lav at man skal kæmpe for at holde fokus på hvad der bliver sagt. Når lyden bliver for lav mister man opmærksomheden fra deltagerne under forlæg. Det er derfor utrolig vigtigt at du sørger for lyden er høj nok og at lyden ikke falder ud mens nogle fremlægger viden på scenen.
Lyden kan ikke kun blive for lav, den kan ligeledes bliver for høj. Er lyden for høj kan du risikere at deltagerne til din konference får hovedpine og tænker mere på at komme ud i den friske luft, fremfor at høre hvad taleren har at sige.
Om musikken skal være højere eller lavere kan være en meget svær balance og er man i tvivl kan det være en rigtig fin idé at få en erfaren lydmand til at tjekke lydstyrken. Har du ikke mulighed for at få en lydmand til at tjekke lydstyrken, kan du gøre det mere lavpraktisk ved at sætte dig selv i deltagernes situation. Sæt en lydfil med et foredrag på og sæt dig midt i lokalet. Sid nu i lokalet og lyt til foredraget. Føler du at det er behageligt, så har du fat i den rette styrke, mener du derimod at det er for højt eller lavt retter du blot på dette. På denne måde sikre du dig at det lyder godt og at lyden ikke vil påvirke deltagerne negativt.
Har du styr på lyset?
Lyset kan måske virke som noget der bare skal være der, men der er langt mere i det. Er lyset i salen for skarpt kan det naturligvis give hovedpine eller ondt i øjnene, du skal derfor sørge for at lyset ikke er for skarp. Lyset må godt være lidt skarpere på taleren end på dem der lytter men ikke så taleren bliver påvirket. Lyset er i realiteten en ligeså fin balance som der er ved lyden, da det er vigtigt at lyset heller ikke bliver for svagt da det resultere i at deltagerne bliver for afslappet og søvnige. Her kan du lave samme trick som du brugte til at finde balancen på lydstyrken.
Overordnet er det altid en god idé selv at bruge noget tid i lokalet og sikre sig at alt er behageligt og optimalt inden deltagerne kommer og det hele går løs.
Dine deltagere må ikke sulte
Det er ikke nogen hemmelighed at mennesker får sværere ved at fokusere hvis du mangler næring, det er derfor vigtigt at der er sørget for mad og drikke. Det kan eksempelvis gøres ved en buffet der sættes op eller blot nogle sandwiches og lidt frugt, alt efter hvor lang konferencen er. Det vigtige ved denne del af din konference planlægning er at du tænker over hvad de forskellige slags mad gør ved folk. Fed og tung mad kan gøre folk trætte og uoplagte, hvor et sundt måltid kan give positiv energi og friske op. Har du derfor et foredrag der varer 3 timer kan det være en god idé at servere noget let og sundt mad.
Er du i tvivl om du gør tingene på bedst mulig måde? Det er er ikke altid nemt og den bedste måde at finde ud af om man gør det godt er ved at afprøve det og eventuelt tale med en anden om det. Prøv at sætte en anden person ind i deltagerens position og få dem til at kommentere hvad der kan gøres bedre.